Ugyan 4 részes gyakorlati projektmenedzsment szériánk a múlt héten lezárult, maradt még jópár dolog, amiről a témát érintve kiemelt fontosságú beszélnünk. Készülj, ma ismét jópár kérdésnek pont kerül a végére!
Ki lesz az ideális partner számodra?
Az ideális kivitelező eredményszemléletű és hosszú távú együttműködést keres, ezért sokszor nehéz is megtalálni, mert nem hirdeti magát, partnerei rendszerint minden kapacitását lekötik.
Fontos leszögezni, hogy a projekt konkrét céljának ismeretében leszel csak képes eldönteni, hogy ki az ideális partner számodra. Ha csak egy bemutatkozó oldalt szeretnél, az teljesen más képességeket igényel, mint egy egyedi funkcionalitással felvértezett, marketingrendszerekkel megtámogatott weboldal.
Nyilván a költségvetésed is meghatározza, hogy meddig nyújtózkodhatsz. A legfontosabb, hogy a tervezési fázis elegendő hangsúlyt kapjon, akár külön megbízási szerződés keretein belül is, megelőzve a projektre szerződést. Ha van egy jól összerakott specifikációd, az megkönnyíti a tényleges kivitelezésre történő árajánlatkérést is.
Érdemes több helyről ajánlatot kérned, így jobban össze tudod vetni az egyes kivitelezők árszabását, amiből aztán átlagot vonva nagyjából látod majd, hogy mi a reális projektdíj. Járulékos haszna a több lehetséges kivitelezőtől történő ajánlatkérésnek, hogy az általuk feltett kérdésekből te magad is tanulhatsz és kiderülhet még idejében, ha nem vagy eléggé felkészült. Szentelj figyelmet annak is, hogy mennyire flottul és professzionálisan kommunikál a lehetséges partner, mert ez előrevetíti, hogy a jövőben mennyire hatékonyan tudtok majd együtt dolgozni.
Mikor leszel te jó partner?
Amennyiben sikeresen túljutottál a kivitelezőválasztás nehézségein, érdemes fenntartani a gördülékeny kommunikációt. Ha gyors választ vársz, neked is gyorsnak kell lenni a kommunikációban. Ha a projekt nem tud folyamatosan haladni a te hibádból kifolyólag, a partnernek váltania kell különböző projektek között, így folyamatosan időt és lendületet veszítetek mindaddig, amíg fel nem veszitek újra a ritmust.
A fizetési határidő tartásának témája is megér egy külön misét. Érdemes észben tartani, hogy a kivitelező is vállalkozó, neki pedig rendszerint alkalmazottai is vannak, akiket igyekszik mindig időben fizetni, így kellemetlen lehet, ha több ügyfele is csúszik a fizetéssel. Ha te időben fizetsz, úgy ő is kiemelten fog veled foglalkozni.
Kivitelezőként elmondhatom, hogy az egymás iránti kölcsönös tisztelet és a megelőlegezett bizalom is nagyon fontos a hatékony együttműködéshez. A kivitelezőkkel kapcsolatban sok a félelem, mert eléggé felhígult a piac és sokan megégették már magukat dilettáns kóklerekkel. Ennek ellenére – ahogy azt már fentebb is említettem egyszer, – javaslom, hogy ne a kételkedés oldaláról állj hozzá egy partnerhez, ha azt szeretnéd, hogy motivált legyen ügyed képviseletében, hanem gyakran és mélyenszántóan kérdezz.
A jó kivitelező tudja, hogy mennyire komplex egy akár számodra egyszerűnek tűnő feladat is és veszi a fáradtságot, hogy informáljon, mert neki sem ideális, ha egy általad könnyűnek tűnő feladatot az elvártnál sokkal több idő elvégezni.
Az elsődleges feladatod a kivitelezőid támogatása a projekt során
Megrendelői oldalról mindenekelőtt azt érdemes észben tartani, hogy igyekezz tudásodhoz mérten a lehető legpontosabban körülírni igényeidet, mert a pontatlan kommunikáció nagyon sok gondot eredményezhet. Bárki, bármit is mond, ez csak időráfordítás kérdése. Nyilván meg kell találnod erre az időt, viszont a legjobb szándékú kivitelező sem lesz képes kitalálni, hogy mit akarsz valójában, ha te nem jutsz el odáig, hogy azt megfogalmazd. Keress az elképzeléseidhez hasonló, már működő példákat, csinálj képernyőrögzítéseket, küldj linkeket, hogy minél jobban képbe kerülhessen a kivitelező. Nincs túl sok információ és kérdés, csak túl kevés van.
Sokan éreznek magukban szövegírói tehetséget, azonban mindenkit óvva intenék attól, hogy saját maga írja weboldalai szövegét már a kezdetek kezdetén is, mert az eredményesség fogja kárát látni, hacsaknem profi szövegíróról van szó. Ugyanakkor igenis szükség van arra, hogy te magad is részt vegyél a szövegírói tevékenységben, mert a te gondolataid azok, amelyek igazán a vállalkozás szívét adják és ezek a gondolatok átjönnek majd a végleges tartalom olvasása során, bárki is végzi el az utolsó simításokat rajta. Nem mellesleg az írásaidból a szövegíró is megismerheti stílusodat és ahhoz igazíthatja sajátjait.
Hogyan becsüld meg a fejlesztések idejét reálisan?
A fejlesztések megbecslésére egy bevett formula a projektmenedzsment nagykönyve szerint: add össze a legjobb és legrosszabb forgatókönyvek szerinti kivitelezési időt, valamint az optimális időt néggyel megszorozva, majd az így kapott időt elosztod hattal. Így négyszeres súllyal vesszük számításba az optimális esetet, de a szélsőséges eseteket sem hagyjuk figyelmen kívül és ezekből vonunk átlagot.
Reális fejlesztési idő = ((optimista idő+pesszimista idő) + átlag idő*4) / 6
Miért csúszhat egy projekt?
Minden projekt időtervezése ideális esetben a fejlesztő már hasonló projektek kivitelezésében szerzett tapasztalatainak átlagolásával történik meg. Ez az időbecslés nagyjából akkurátus, de azért ne vegyük szentírásnak, mert általános emberi tulajdonság túl optimistának lenni. Mi minden jöhet közbe? Egyrészt lehetnek a projektből fakadó, illetve külső tényezők miatti csúszások is. Nyugodtan kérdezz rá kiviteleződnél, hogy optimista becslés -e az amit kaptál, vagy a lehetséges buktatókkal is számolt.
Milyen projekttényezők okozhatnak csúszást?
-
Hiányos specifikáció
Ugyan meg lehet kezdeni a projekt kivitelezését hiányos specifikációval és tartalommal is, viszont ez szinte garancia a csúszásra, többletköltségre és nem kevés konfliktushoz vezethet a partnerek között. Teljeskörű fejlesztési dokumentáció még valószínűleg a történelemben sem készült. Egy legalább a fő területekre vonatkozóan részletesen dokumentált specifikáció viszont nagyban megkönnyíti a projekt gördülékeny haladását.
-
Specifikáció változása
-
Többszörösen módosuló tartalom
“A tartalommódosítás egy pár helyen biztosan semmiség” feltételezés sajnos nem állja meg a helyét. A kivitelezőnek újból képbe kell kerülni az adott információ módosításának lehetőségeivel, végre kell hajtani a módosításokat és tesztelnie kell azokat. Időben ez minél távolabb van a tartalom létrehozásának eredeti dátumától, annyival nagyobb kognitív terhet ró mindez a feladata végrehajtására, ami időben is megmutatkozik. Érdemes különválasztani az egyszerűen szerkeszthető és a kóddal generált tartalmat is, utóbbit akár tízszer több idő is lehet módosítani.
-
Módosuló funkcionalitás
-
- Felkészületlenségből fakadó változtatások
- Alapértelmezettől eltérő, egyedi működés.
Bármennyire is hihetetlen, az általánosan elterjedt megoldásoktól eltérő, aprónak tűnő funkcionalitásbeli módosítások is olyannyira időrablóak lehetnek, hogy jelentős csúszást eredményezhetnek a projektben. Érdemes ezeket olyan szemmel vizsgálni, hogy mennyi hozzáadott értékkel bírnak a projekt eredményessége szempontjából, és megmaradni a kijárt úton, hogy sínen tarthasd a fejlesztést.
-
Kommunikációs problémák
-
Lassú kommunikáció
Minden egyes nap késlekedés a feltett kérdések megválaszolásával, az adott kérdéshez kapcsolódó fejlesztés elkészültében ugyanekkora csúszást eredményez.
-
Pontatlan kommunikáció
Nem ugyanazt érti a megrendelő és a kivitelező egy adott dolog alatt.
-
Hiányos kommunikáció
A hiányos kommunikáció talán az összes projekt legnagyobb rákfenéje. Ilyenkor állhat fenn az a helyzet, hogy az érintett felek feltételezésekbe bocsátkoznak azzal kapcsolatban, hogy mit várhatnak el egymástól. Minél hiányosabb az átadott információ, ez annál nagyobb félreértésekhez vezethet.
A megrendelő vár X dolgot a kivitelezőtől, de nem kommunikálja pontosan az elvárásokat a kivitelező felé. A kivitelező tapasztalataira alapozva megvalósítja az általa megérteni vélt feladatot, és bemutatja azt a megrendelő felé, aki elégedetlenségének ad hangot, mondván ő nem ezt szerette volna. Egy pár kör kérdezz-felelek segítségével, még a kivitelezés megkezdése előtt könnyen véget vethetsz az ilyen jellegű problémák nagy százalékának.
-
Személyes kommunikáció hiánya
Legyenek bármennnyire is hatékonyak a feladatkezelő rendszerek, vagy legyen preferált az e-mailezés, a jó öreg telefonálás, vagy akár a manapság elterjedt képernyőmegosztásos videókonferencia, elengedhetetlen, hogy meglegyen a személyes kontakt a felek között és direkt kommunikáció valósuljon meg, ahol azonnal tisztázhatóak az esetleges félreértések.
-
Rendszertelen kommunikáció
Fontos, hogy mindkét fél számára optimális időközönként történjen egyeztetés a feladatok haladásáról, ezáltal elkerülheted, hogy olyan dolog valósuljon meg, amiben nem egyeztetek meg. Minél komplexebb a projekt, annál fontosabb a rendszerezettség és a gyakoriság.
-
Technikai problémák
-
Rendszer limitáltsága
Fontos, hogy körültekintően válaszd meg a tartalomkezelő rendszert, amiben az oldal megépítésre kerül és ez ne az legyen a szempont, hogy a kiviteleződ éppen mit preferál. Érdemes egy populáris, könnyen bővíthető alappal indulni(pl. WordPress), így elkerülheted, hogy ha esetleg elválnak útjaid a fejlesztődtől, hosszú időt kelljen ismét töltened a kivitelezőkereséssel.
-
-
- Bővítmények hibás működése
Ha bővítményt használunk egy adott funkcionalitás megvalósítására és az valamiért nem 100%-ig kompatibilis rendszereddel két dolog történhet. A fejlesztő maga képes orvosolni a problémát, ami időigényes, mert egy másik fejlesztő által megírt kódot kell megérteni és képesnek lenni módosítani. A második eset, hogy a kivitelező jelzi a problémát a bővítmény készítőjének, itt pedig már a bővítmény gazdájának válaszidején múlik, hogy tud e tovább haladni a projekt. Ügyes kivitelezők ilyenkor igyekszenek okosan gazdálkodni az idejükkel és a projekt egyéb elemeivel haladni időközben.
- Bővítmények hibás működése
-
-
Kivitelező által okozott hibák (ilyenek is vannak 🙂 )
-
-
- Nagy bakik: ezek oka rendszerint a nem megfelelő körű tesztelés
- Extrém esetekben jelentkező hibák: a fejlesztő sokszor nem is láthatja az összes lehetséges esetet, ezért még akkor is előfordulhat hiba ha ő maga igyekszik kellő körültekintéssel eljárni. Mivel üzletmenetet te magad ismered legjobban, ezért igyekezz végiggondolni az összes használati esetet és kommunikálni ezt a fejlesztő felé. Ami nincs a látómezejében, arra értelemszerűen fel sem tud készülni.
-
Milyen külső tényezők okozhatnak csúszást a projekt folyamán?
- Egyéb (határidős) projektek a kivitelezőnél
- Személyes ügyintézés szükségessége
- Családi események
- Szabadságoltatás
- Betegség
A komplexitást növelő tényezőket meghagyjuk jövőhétre, addig is ajánljuk figyelmedbe a cikksorozat előző részeit:
- Bozótvágás az online vállalkozások dzsungelében
- Mik az esélyeid, ha online vállalkozol?
- Tanulj gyorsan, hogy az élre törhess
- Mitől függ, hogy siker vagy rémálom lesz számodra az online vállalkozás?
- Szükséged van egyáltalán weboldalra vagy elég lehet egy Facebook oldal is?
- Egy sikeres weboldal projekt életszakaszai: Előkészítés
- Marketing szövegírás és grafikai tervezés
- Kivitelezés
- Indulás után
- A weboldal projekt 3 alappillére
- Érdeklődőszerzés
- Élményteremtés
- Konvertálás: Érdeklődőkből vevők
- Vevőgondozás
- Eredményességet befolyásoló tényezők: márka, pozicionálás és szöveges tartalom
- Eredményességet befolyásoló tényezők: megjelenés, használhatóság, hatékonyág, betöltési sebesség
- Kivizetelző választás: Velük vagy nélkülük?
- Kivitelező választás: Időhorizontok és kivitelezők
- Gyakorlati projektmenedzsment: Miért menedzseld saját magad a projektet?
- Gyakorlati projektmenedzsment: Kikkel fogsz együtt dolgozni? – 1. rész
- Gyakorlati projektmenedzsment: Kikkel fogsz együtt dolgozni – 2. rész
- Gyakorlati projektmenedzsment: Milyen teendők várnak rád?