Gyakorlati projektmenedzsment 4. rész - Online bozótvágás 22. rész

A bozótvágáson belül indult mini gyakorlati projektmenedzsment sorozat harmadik részének köszönhetően már leendő csapatod minden betöltendő pozícióját megismerted. Most vegyük át mi a teendőd, ha nekilátsz összeállítani a kivitelezői gárdád.

Hogyan találd meg kivitelezőidet?

Általában először webest fogsz keresni, ahol a saját honlapot tekintheted elsődleges referenciaként. Érdemes másoktól is ajánlást kérni, az elégedett ügyfelek általában már tapasztalatból tudják mondani, hogy kivel érdemes együtt dolgozni.

Ha jó webest találsz, már csak a saját dolga megkönnyítése érdekében is rengeteget fog kérdezni tőled, mert enélkül beárazva a projektet valamelyik fél mindenképpen rosszul fog járni. Fontos, hogy te is kérdezz rá, hogy a fentebb ismertetett munkakörök mindegyikére megvan -e a megfelelő kompetencia. A lelkiismeretes kivitelező ismerni fogja a határait és ha azt látja, hogy igényeid túlmutatnak az adott területen meglévő képességein, ajánlani fog neked további partnereket ezek kivitelezésére.

Ha kizárólag egy csapattal, vagy kivitelezővel is dolgozol, akkor is fontos tisztázni, hogy ki fogja vinni a projektet. Ugyan a kivitelezők jellemzően nem szeretik ha a megrendelők okosabbak akarnak lenni náluk, a projekt sikere érdekében legalább a korábbi részek elolvasásával megszerzett ismeretek mentén, rendszeresen kérdéseket feltéve biztosítanod kell, hogy ne térjetek vakvágányra. Ha több kiviteleződ lesz, akkor pedig elkerülhetetlen, hogy te állj a projektmenedzsment élére, mert a kivitelezők között elvesző információ és az összkép ismeretének hiánya számtalan akadályt gördíthet projekted sikere elé.

Hogyan oszd fel a feladatokat?

Ha már megvannak a kivitelezőid, akkor rátérhetsz a hatékony projektmedzsment első és legfontosabb lépésére, az előkeszítésre. Rendszerint túlságosan az a fókusz, hogy a projekt minél hamarabb napvilágot lásson. Minél koraibb fázisban jársz, a félreértések annál nagyobb károkat tudnak okozni a későbbiekben.

Ezért az alapos tervezéssel sok fejfájástól kímélheted meg magad. Hogy kivitelezőid valóban hatékonyan tudjanak dolgozni, neked kell meghatároznod, hogy számodra mi könyvelhető el sikeresnek a projekt és annak részfeladatai tekintetében. Ha ebben egyetértés születik, akkor minden fél a közös cél megvalósulásáért fog dolgozni.

A célokat minden részterület (forgalomszerzés, konverzió) esetén külön-külön meg kell határozni, és részfeladatokra kell bontani a cél eléréséhez szükséges lépéseket, ami által nyomon követheted a haladást.

Példa célok és részfeladatok a weboldal, mint értékesítési rendszer egyes területein:

Forgalomszerzés

Minél nagyobb számú érdeklődő terelése a weboldalra adott költségkereten belül

- - - Legyen a grafika és a szöveg kellőképpen figyelemfelkeltő
    - Az oldalon belül szűrjük a közönséget és gyűjtsünk e-mail címeket, a tényleges érdeklődők későbbi utoléréséhez

Csak kvalifikált, vásárlásra kész érdeklődők weboldalra terelése

- - - Már a hirdetés szövegében egyértelműsítsük, hogy eladásról van szó, hogy csak a vásárlók kattintsák le a hirdetést
    - A hirdetés fogadó oldalán szerepeljen ugyanaz a szöveg, mint a hirdetésben

Élményteremtés

A hirdetés érkezési oldalán olvassák végig a tartalmat

- - - Az első látható területen ragadjuk meg a látogató figyelmét
    - A szöveg legyen jól tagolt és olvasható
    - Legyenek érdekes illusztrációk
    - Mondjuk el már az elején, hogy mit nyerhet azzal ha végigolvassa a tartalmat

Konverzió

Történjen meg a kapcsolatfelvétel az űrlap beküldésével

- - - Az űrlap a lehető legkevesebb mezőt tartalmazza
    - Tegyük világossá, hogy ez még nem jelent elkötelezettséget
    - Könnyítsük meg az adatbevitelt pl. előre felkínált opciókból történő választási lehetőség felkínálásával

Újravásárlás

Vásároljanak újra 1 hónapon belül az első vásárlást követően

- - Legyen kiküldve egy 3 e-mailből álló e-mail kampány a vásárlástól számított, megadott időközönként
  - Az 1 hónap letelte előtt kapjon egy X százalék kedvezményre feljogosító kupont, amit 1 héten belül beválthat

Az is fontos, hogy ezeket a teendőket időrendbe szedd, így tudod feltárni a haladáshoz szükséges összefüggéseket. A feladatokhoz először felelősöket rendelsz, így mindenki számára nyilvánvalóvá válik, hogy mi a feladata. Ezt követően határidőket társítva az alfeladatokhoz jól körvonalazhatóvá válik a nagyobb mérföldkövek elérésének ideje, így tudod kalkulálni, hogy a projekt tervezett befejezési határideje tartható lesz-e. Tehát célmeghatározás, felelősök kijelölése, majd pedig a határidők egyeztetése a sorrend.

A weboldal életszakaszainak jellemző fókuszpontjai és a sokszor hanyagolt területek. Forrás: DX Labz

Érdemes észben tartani, hogy a projekt kivitelezésébe mindig várhatóak csúszások (lassú kommunikáció az érintett felek között, előre nem látható megvalósíthatósági nehézségek), ezért úgy kell a projekt kivitelezési idejét megtervezni, hogy akár egy 50%-os csúszás is beleférhessen, így nem érhetnek kellemetlen meglepetések. Tanácsos sorra venni a projektet övező rizikófaktorokat is, és ha van olyan kritikus elem, ami veszélyeztetheti projekted, akkor ennek kivédésére már jó előre fel tudsz készülni. A leggyakoribb buktatókra külön ki fogok térni egy későbbi cikk során.

A feladatkezelésre elérhető jópár ingyenes és kiváló szoftver (Trello, Asana), amelyek tökéletes platformot adnak a feladatok kezeléséhez. Ide ajánlott felvinni minden feladatot, majd rendszerezni őket időrendi és fontossági szempontok alapján.

A következő kérdések mentén érdemes átgondolni az egyes feladatok mibenlétét:

Mi az elvégzendő feladat?
Miért kell a feladatot elvégezni?
Ki fogja megcsinálni?
Mikorra kell elkészülnie?
Milyen feltételek szükségesek ahhoz, hogy a feladat kivitelezhető legyen?
Mi az elvégzett feladat végeredménye, ami alapján ellenőrizni tudjuk a teljesülését?

Ha a projekt kivitelezése során olyan tennivaló tárul elénk, ami korábban nem volt belátható és nincs gazdája, a felesleges egymásra mutogatás helyett a legcélravezetőbb elsősorban a probléma megoldására fókuszálni. Találd meg a felelőst és támogasd munkáját, hogy minél előbb túllendülhessetek az akadályon.

Hogyan támogasd a kivitelezők munkáját?

Megrendelői oldalról az a feladatod, hogy kivitelezőidet a szükséges információkkal és gördülékeny kommunikációval támogatva elősegítsd a projekted sikerét. Ha jó kivitelezőre bíztad magad, akkor ő igyekszik a hiányosságaidat teljesen feltárni és segít befoltozni az információs lyukakat.

Biztosítsd, hogy a projekt sikeres kivitelezéséhez szükséges, teljeskörű információátadás még a projekt elindulása előtt megtörténik. Ezt követően a jellemzően fix projektdíj miatt a kivitelező már csak limitált időt tud beletenni a tervezésbe, holott ez a leginkább meghatározó sikered szempontjából. Ezért kell legalább nagyvonalakban ismerned a kulcsfontosságú lépéseket.

Ha az a kellemes meglepetés ér majd, hogy kivitelezőid kézben tartják a dolgokat, nyugodtan átengedheted nekik a projektvezetés oroszlánrészét. Fókuszálhatsz a kivitelezés támogatására, valamint az elvégzett munkafolyamatok cél szerinti teljesülésének ellenőrzésére.

Ne felejtsd el azt sem, hogy kiviteleződ is ember. Ha már mellette döntöttél, tartsd tiszteletben munkatapasztalatát és igyekezz vele sokkal inkább bizalmi, mintsem hűvösen puhatolózó kapcsolatot kiépíteni. Igyekezz éreztetni felé, hogy bízol a munkájában, és számítasz a segítségére, így jó munkakapcsolat lehet köztetek, amiből a projekt is profitálni fog.

Projektmenedzsment a mindennapokban

Ha mindennapi projektmenedzsmentről van szó, akkor tulajdonképpen az információ megfelelő áramlásának biztosításáról beszélünk. Érdemes időt szánni a megfelelelő kommunikációs csatornák kiválasztására, ahol a napi kommunikáció folyik. Bár az e-mailezés is tud működni, fennáll annak a veszélye hogy leveleid elkeverednek a mindenféle egyéb levelek között, nehéz visszaolvasni egy adott téma korábbi üzenetváltásait, és nem tudsz határidőket rendelni a feladatokhoz. Ettől már sokkal jobb eszközök állnak rendelkezésedre, akár ingyenesen is.

A manapság népszerű projektmendzsment tool-okban felelősöket rendelhetsz a feladatokhoz, feldolgozottsági státuszt állíthatsz be, csatolmányokat tölthetsz fel, csekklistákat hozhatsz létre és direkt párbeszéd folyhat közvetlenül a feladat témájában, ami mindig visszakereshető. Igazából az e-mail semmi olyan előnyt nem biztosít, ami miatt érdemes volna mellette dönteni.

Minta feladatkártya a Trello projektmenedzser szoftverben. Forrás: Trello

Az általános jellegű üzenetváltásokat is érdemes dedikált szoftveren keresztül kezelni. A telefonos egyeztetések nem elhagyhatóak ugyan, de mindig szükséges, hogy írott nyoma maradjon annak, amiről szó esett, így a kommunikációban érintett minden fél számára nyitott a korrigálás lehetősége, ha valami esetleg félreérthető volt. A dedikált szoftver (pl. Slack) további előnye az e-maillel vagy mondjuk Messengeres üzenetváltásokkal szemben, hogy nem vagy kitéve az információs zajnak (értesítések, egyéb üzenetek), így fókuszáltan tudsz dolgozni a projekt haladásán.

Különösen ajánlott a heti meetingek bevezetése a haladás ellenőrzéséhez és az esetleges hátráltató tényezők átbeszéléséhez, elhárításához, ahol a projekt aktuális szakaszában érintett kivitelezők mindegyike jelen van, így könnyen tisztázhatóak a felmerülő kérdések. Fontos, hogy minden meetinget úgy zárjatok, hogy mindenki számára világos legyen, hogy mi az ő konkrét teendője, mikorra kell végeznie, mi szükséges ahhoz, hogy elkészüljön a feladatával és kinek kell beszámolnia a feladat elvégzéséről.

Kritikus gondolkodás, szűk keresztmetszetek, minimálisan szükséges verziók

Az idők folytán sok-sok feladat összegyűlhet, ami mind szükségesnek látszódhat a projekt szempontjából. Érdemes ezeket olyan szemüvegen keresztül szemlélni, hogy mennyire kritikusak vagy mennyire bírnak hozzáadott értékkel a projekt szempontjából. Vannak olyan dolgok, amiket muszáj megvalósítanod adott pillanatban és vannak, amelyek elnapolhatóak.

A feladatok priorizálása esetében az is rangsorolási szempont, hogy mekkora az erőforrásigénye (értsd: pénz és idő) van az adott feladatnak. Azt is számításba kell venni, hogy bizonyos feladatok csak megfelelő előfeltételek (pl. felelős munkatárs megléte) esetén valósíthatók meg, tehát ezeket biztosítanod kell mielőtt egyáltalán a feladat kivitelezéséhez hozzákezdhetnél, hogy ne legyenek akadályozó tényezők a végrehajtás során.

Ökölszabályként elmondható, hogy alkalmazz minimalista szemléletet, csak azt valósítsd meg, amit feltétlenül muszáj és nagy értékkel bír ügyfeleid számára. Ha még a megvalósítás sem igényel túl nagy erőforrásokat, szinte biztos lehetsz abban, hogy az adott feladat helyet érdemel a prioritási lista tetején. Ezt a szemléletet napi szinten alkalmazva megkímélheted magadat attól, hogy elaprózódj és az ügyfelek valós problémáinak megoldására fókuszálhatsz.